仕事をスムーズに進めるスケジュール術

新年から新しいスケジュール帳を使う、という方も多いと思います。

手帳にはいろんなタイプがありますが、どんなのをお使いですか？
マンスリータイプ、ウィークリータイプ、デイリータイプ。マンスリータイプは1日ごとに予定を書き込む方に、ウィークリータイプは時間ごとに予定を書き込む方に、デイリータイプは分刻みに予定を書き込む方に向いています。
事業を進めていく方の多くはウィークリータイプだと思いますので、ここではウィークリータイプを使ったスケジュール術をご案内します

ウィークリータイプのスケジュール帳は、見開きで1週間予定を書き込むことができます。1週間の予定を書き込むスペースと、自由に使えるメモスペースがあります。自分が使いやすいものを選べば良いのですが、重要なポイントは3つあります。

いつ、どこにいくか

一つ目はアポイントスケジュールです。いつ、どこにいくか、誰と会うか、日時を決めて行動するための記録です。顧客や業者との打ち合わせ、出張、会議などです。スケジュール帳の多くはこの記録のために使われることが多いと思います。

その日何をするか

二つ目のポイントは、その日何をするか、です。事業を進めていくと、いつまでに何をしなければならないか、ということが見えてきます。会議があれば、その会議に間に合うよう資料を作成する、打ち合わせのための見積書を作成する、そいう言った仕事はスケジュールと共に発生します。それをいつやるかを書き込みます。

予定が変わったら修正

当然、スケジュール通りにいかないケースも多々あります。打ち合わせ日が変わった、急な出張が入った、と言ったことは日常茶飯事です。当然、その場合はスケジュールの変更調整です。注意したいのは、その1点だけの変更で済むのか、その変更によって他のスケジュールに影響が出ないのか、と言った点です。そこを踏まえてスケジュール変更を行います。

最後にもう一つ大事なことは、スケジュールを守るということです。打ち合わせなど、相手と同じスケジュールを共有するときは、必ず時間を守るということ。その日やることの予定はその日にやる、できなかった場合は即スケジュール調整を行う。そうやってスケジュールの達成率を下げないことです。達成率が下がれば、当然仕事はスムーズに進みません。

更に、複数人でスケジュールを共有することも多くあります。私は自分の仕事はもちろんスケジュール帳を使いますが、チラシやホームページの作成や販促支援などプロジェクトごとにスケジュールをたて、顧客や関係者の方々と共有します。仕事は一人で行うものもあれば、複数人で動くものもあります。複数人で動く場合はスケジュールの共有が必要です。また併せてスケジュールを管理する人が必要です。スケジュールを管理するのはプロデューサーの仕事です。

スケジュールは、各個人が自分を管理すること、複数人で動く場合はそれを管理する人で進行します。そのために、スケジュール帳の活用は欠かせません。